Työelämässä puhutaan paljon ”kokousähkystä”, mutta Tampereen yliopiston tutkimus kertoo, ettei kokousten suuri määrä välttämättä heikennä hyvinvointia. Ratkaisevampaa on se, miten kokoukset on organisoitu ja kuinka vuorovaikutus niissä toimii.
Aiempi tutkimus on liittänyt etäkokouksiin väsymystä ja kuormittumista, mutta tämän tutkimuksen tulokset olivat osin toisenlaisia. Palaverismista tuottaviin kokouksiin -tutkimushanke osoitti kenties yllättäen, että etäkokoukset koettiin ajankäytön kannalta selvästi tehokkaammiksi kuin perinteiset lähitapaamiset. Lähikokouksissa huomio nimittäin harhaili helpommin epäolennaisuuksiin.
Professori Anne Mäkikankaan mukaan kokousmuoto tulisi valita tavoitteen mukaan. Etä- ja hybridikokoukset ovat parhaita lyhyisiin tiedotus- ja päätöksentekohetkiin. Lähikokoukset puolestaan ovat parhaimmillaan silloin, kun tarvitaan ideointia ja innovointia.
Tutkimuksen mukaan tauot ja palautuminen ovat keskeisiä tekijöitä työssä jaksamisen kannalta. Erityisesti riittävän pitkät tauot sekä mahdollisuus irrottautua edellisestä kokouksesta ennen seuraavaa tapaamista tai muita työtehtäviä tukevat hyvinvointia.
Samalla havaittiin, että häiriökäyttäytyminen ja samanaikainen muu työskentely kokousten aikana vähenivät sitä mukaa, mitä pidempiä tauot olivat. Mäkikankaan mukaan tulokset tarjoavat työpaikoille selkeitä suuntaviivoja kokouskäytäntöjen kehittämiseen.
– Tauotukseen ja palautumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota kaikissa kokousmuodoissa, mutta erityisesti etäkokouksissa, joissa multitaskaamista ja palautumisen haasteita koettiin eniten, Mäkikangas sanoi.
Yksi tutkimuksen yllättävimmistä havainnoista oli, etteivät organisaatiot useinkaan näe kokouksia kehittämiskohteena. Johtajien ja esihenkilöiden haastatteluissa kävi ilmi, että kokoukset nähdään usein vain välttämättömänä pahana, vaikka ne ovat monelle asiantuntijalle ainoa paikka kohdata kollegoita.
Hankkeessa kehitettiin avoin KokousKompassi-työkalu ja opas, jotka tarjoavat selkeät eväät parempaan kokouskulttuuriin. Tutkimusaineisto oli laaja, kattaen lähes 2 000 suomalaista työntekijää.
Lue myös: Aivojen sisäisestä kellosta löytyi yhteys dementiariskiin
Lue myös: Tutkimus: Näin monta lasta on naisilla, jotka elävät pisimpään
Lähde: Tampereen yliopisto